Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Hexpo UG (haftungsbeschränkt)
Stand: April 2025
1. Unternehmensangaben
Hexpo UG (haftungsbeschränkt)
Sigmaringerstraße 18, 10713 Berlin, Deutschland
Handelsregister: HRB 256661 B
Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg
USt-ID: DE326233158
Geschäftsführer: Caner Demir
E-Mail: info@hexpo.de | Tel.: +49 (0)30 837928 16
2. Leistungsumfang
2.1. Die Hexpo UG („Hexpo“) ist eine deutsche UG (haftungsbeschränkt), spezialisiert auf die Vermittlung und Vergabe von Hotelzimmerkontingenten für internationale Messen, Großsportveranstaltungen, Konferenzen und Geschäftsreisen.
2.2. Hexpo handelt ausschließlich als Vermittler. Der Beherbergungsvertrag kommt zwischen Hexpo und dem Kunden zustande, nicht direkt mit dem Hotel. Hexpo bucht im eigenen Namen und auf eigenes Risiko zugunsten des Kunden.
2.3. Vertragsgrundlage ist ausschließlich die zwischen Hexpo und dem Kunden geschlossene Vereinbarung. Das Hotel ist kein Vertragspartner und nicht zuständig für vertragliche Belange. Ansprechpartner für den Kunden ist ausschließlich Hexpo.
3. Vertragsabschluss
3.1. Ein rechtsverbindlicher Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde das unterzeichnete oder gestempelte Angebot an Hexpo zurücksendet und Hexpo diesen schriftlich bestätigt (E-Mail genügt).
3.2. Änderungen oder Reduzierungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch Hexpo.
4. Preise und Anpassungen
4.1. Alle Preise verstehen sich inklusive Frühstück (sofern nicht anders angegeben), WLAN und der zum Zeitpunkt der Buchung geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer.
4.2. Der Kunde ist verpflichtet, sich eigenständig über das Frühstücksangebot im Hotel zu informieren. Hexpo übernimmt keine Haftung für Umfang oder Art des Frühstücks (z. B. Buffet, To-Go, Kontinental).
4.3. Preise können bei Änderungen der gesetzlichen Mehrwertsteuer, der Einführung oder Erhöhung öffentlicher Abgaben (z. B. Tourismussteuer) oder bei Preisanpassungen durch das Hotel geändert werden, sofern zwischen Buchung und Anreise mehr als vier (4) Monate liegen.
4.4. Der Kunde ist an die im Vertrag bzw. in der Buchungsbestätigung mit Hexpo geregelten Stornierungs- und Zahlungsbedingungen gebunden.
5. Zahlungsbedingungen
5.1. Zahlungen erfolgen gemäß dem im Angebot festgelegten Zahlungsplan auf das von Hexpo angegebene Konto. Maßgeblich ist der Zahlungseingang bei Hexpo.
5.2. Rechnungen werden ausschließlich per E-Mail versandt. Vorschussrechnungen sind als Sicherheitsleistung ausgewiesen und enthalten keine Mehrwertsteuer. Diese sind nicht steuerlich absetzbar. Die Endrechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer wird nach erfolgter Abreise erstellt.
5.3. Der Kunde ist verpflichtet, Hexpo die korrekte Rechnungsadresse sowie eine gültige E-Mail-Adresse zur Zustellung der Endrechnung mitzuteilen.
5.4. Bei Zahlungsverzug und Nichtbegleichung trotz einmaliger Mahnung und siebentägiger Nachfrist ist Hexpo berechtigt, den Vertrag zu kündigen und Schadensersatz geltend zu machen.
6. Optionen
6.1. Optional angebotene Zimmer bleiben bis zum im Angebot genannten Optionsdatum unverbindlich reserviert.
6.2. Erhält Hexpo während der Optionsfrist eine Drittanfrage für dieselben Zimmer, wird der Kunde benachrichtigt und hat 24 Stunden Zeit zur Bestätigung. Erfolgt keine Rückmeldung, kann Hexpo die Zimmer anderweitig vergeben.
7. Stornierung und Änderungen
7.1. Stornierungen bedürfen der Schriftform. Maßgeblich ist das Eingangsdatum bei Hexpo.
7.2. Es gelten die im individuellen Vertrag oder in der Buchungsbestätigung vereinbarten Zahlungs- und Stornobedingungen.
8. Namensliste der Gäste
8.1. Hexpo stellt dem Kunden spätestens vier (4) Wochen vor Anreise eine Vorlage zur Erfassung der Gästedaten zur Verfügung.
8.2. Die vollständige Namensliste ist spätestens vierzehn (14) Kalendertage vor Anreise einzureichen. Sie muss der gebuchten Zimmeranzahl entsprechen.
8.3. Bei verspäteter oder unvollständiger Einreichung übernimmt Hexpo keine Haftung für etwaige Check-in-Probleme oder verweigerte Unterbringung. Für nicht rechtzeitig benannte Gäste entfällt der Anspruch auf Unterkunft.
8.4. Wenn mehr Gäste als gebuchte Zimmer gemeldet werden, behält sich Hexpo das Recht vor, die Zimmereinteilung anzupassen. Änderungen nach Fristablauf können zu Mehrkosten führen. Preise für Zusatznächte variieren.
8.5. Namensänderungen für bestehende Zimmer sind zulässig, jedoch rechtzeitig anzuzeigen.
9. Haftung
9.1. Hexpo haftet nicht für Leistungsstörungen oder Mängel durch Dritte, insbesondere durch Hotels.
9.2. Eine Haftung besteht nur bei grober Fahrlässigkeit, Vorsatz oder bei Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit.
9.3. In allen anderen Fällen ist die Haftung von Hexpo auf EUR 50.000 je Einzelfall beschränkt.
9.4. Beanstandungen müssen innerhalb von zwei (2) Wochen nach Abreise schriftlich bei Hexpo eingereicht werden. Spätere Reklamationen sind ausgeschlossen.
10. Weiterverkaufsverbot
10.1. Der Kunde ist nicht berechtigt, über Hexpo gebuchte Zimmer an Dritte zu veräußern, zu vermitteln oder weiterzugeben.
10.2. Ein Verstoß berechtigt Hexpo zur fristlosen Kündigung des Vertrags.
11. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
11.1. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
11.2. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist, soweit rechtlich zulässig, Berlin.
11.3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Klausel gilt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.
Terms of Service (AGB)
Hexpo UG (haftungsbeschränkt)
Effective as of April 2025
1. Company Information
Hexpo UG (haftungsbeschränkt)
Sigmaringerstraße 18, 10713 Berlin, Germany
Commercial Register: HRB 256661 B
Register Court: District Court of Charlottenburg
VAT ID: DE326233158
Managing Director: Caner Demir
Email: info@hexpo.de | Tel: +49 (0)30 837928 16
2. Scope of Services
2.1. Hexpo UG ("Hexpo") is a German limited liability company specialized in the brokerage and allocation of hotel room contingents for international trade fairs, major sports events, conferences, and associated business trips.
2.2. Hexpo acts exclusively as an intermediary. The contractual relationship for the accommodation exists between Hexpo and the customer, not directly with the hotel. Hexpo makes bookings in its own name and at its own risk for the benefit of the customer.
2.3. All contractual terms and obligations are governed by the agreement between Hexpo and the customer. The hotel is not a contractual party to this agreement and is not the responsible contact for contractual matters. Hexpo remains the sole contractual partner for the customer.
3. Formation of Contract
3.1. A legally binding contract is formed once the customer returns a signed or stamped offer and Hexpo provides written confirmation (email is sufficient).
3.2. Amendments or reductions to the booking require prior written consent by Hexpo.
4. Prices and Adjustments
4.1. All prices include breakfast (unless otherwise specified in the contract), Wi-Fi, and statutory VAT applicable at the time of booking.
4.2. The customer acknowledges that the nature and extent of the breakfast offering is determined solely by the hotel. Hexpo assumes no liability for the scope or quality of the breakfast service. The customer is responsible for informing themselves in advance about the type of breakfast offered (e.g., buffet, continental, to-go).
4.3. Prices may be adjusted due to changes in statutory VAT, the introduction or increase of public levies (e.g., tourist or city taxes), or accommodation provider pricing, provided that more than four (4) months lie between booking and arrival.
4.4. The customer is bound by the cancellation and payment terms agreed in the contract and/or booking confirmation with Hexpo.
5. Payment Terms
5.1. Payments must be made to Hexpo’s designated account in accordance with the payment schedule specified in the offer. Receipt by Hexpo is decisive.
5.2. Invoices are issued exclusively by email. Initial invoices may be issued as deposit (security) invoices and do not include VAT; such invoices are not tax-deductible. The final invoice with applicable VAT will be sent after the service has been rendered (i.e., after departure).
5.3. The customer is obligated to provide the correct billing address and the recipient email address for the final invoice.
5.4. In case of delayed payment and failure to pay within a 7-day grace period following written reminder, Hexpo reserves the right to cancel the contract and claim damages.
6. Optional Reservations
6.1. Rooms offered under a non-binding option remain reserved until the option deadline stated in the offer.
6.2. Should Hexpo receive competing requests for the same rooms during the option period, the customer will be contacted and given 24 hours to confirm the booking. Failure to respond entitles Hexpo to reassign the rooms.
7. Cancellation and Amendment Terms
7.1. Cancellations must be submitted in writing. The effective date is the date of receipt by Hexpo.
7.2. The cancellation and payment terms as specified in the customer’s contract and/or booking confirmation with Hexpo apply exclusively.
8. Guest Name List
8.1. Hexpo will provide a guest name template to the customer no later than four (4) weeks before arrival.
8.2. The completed list must be submitted at least fourteen (14) calendar days before arrival. The customer is obligated to submit a complete guest list corresponding to the total number of rooms booked.
8.3. If the list is submitted late, Hexpo assumes no liability for check-in complications, rejected guests, or loss of entitlement to specific rooms. Guests not named in the list on time may lose their right to accommodation.
8.4. In cases where the number of guests exceeds the number of rooms booked, Hexpo reserves the right to limit room allocation accordingly. If the list is submitted after the deadline, changes to the booking period may incur additional charges, especially if extra nights were not originally booked. Additional night rates may vary.
8.5. Name changes for specific rooms are permitted. However, the customer remains responsible for ensuring that the list is complete and submitted on time.
9. Liability
9.1. Hexpo is not liable for performance failures or deficiencies on the part of third-party service providers such as hotels.
9.2. Hexpo is only liable for damages caused by gross negligence, willful misconduct, or injury to life, body, or health.
9.3. In all other cases, Hexpo’s liability is limited to EUR 50,000 per event.
9.4. Complaints must be submitted in writing within two (2) weeks after departure. Claims submitted after this deadline are excluded.
10. Prohibition of Resale
10.1. Customers are prohibited from reselling, transferring, or brokering rooms allocated by Hexpo to third parties.
10.2. Any violation of this clause entitles Hexpo to immediately terminate the contract without notice due to breach of agreement.
11. Governing Law and Jurisdiction
11.1. These Terms are governed exclusively by the laws of the Federal Republic of Germany.
11.2. Place of performance and exclusive jurisdiction, to the extent legally permissible, is Berlin, Germany.
11.3. Should any provision of these Terms be or become invalid, this shall not affect the validity of the remaining provisions. An effective provision that most closely reflects the intent of the invalid clause shall apply in its place.